コラム

 公開日: 2015-04-28  最終更新日: 2016-11-29

メールを利用したサイバー攻撃から会社を守る!



こんにちは、千葉 海浜幕張のイメージコンサルタント・ビジネスマナー講師、城戸景子です。

訃報メールを騙ったウイルスで国内2社が被害


先週、「訃報メール」を装ってウイルスを送信するメール攻撃があったと報道されました。

攻撃を報告した情報セキュリティ会社によると、今年1月から3月に、

大手鉄鋼会社とメーカーの2社で被害があったそうです。

この件について、ニュース番組でコメントをしたのですが、

ビジネスメールにおけるマナーの再認識で、

被害を防ぐことに役立つと考えます。

そこで今回は、「ビジネスメールのマナー」という観点から、

注意を払うべき点についてお伝えします。



そのメール大丈夫? 6つのチェックポイント


(1)件名が、ひと言
例えば「挨拶」「お礼」「こんにちは」などのタイトルはNGです。
「○月○日ご訪問のお礼」や「□□研修の日時変更について」等、
何について書かれたメールかが一目でわかるタイトルをつけましょう。

マナー【件名は、内容が一目でわかるように書く】


(2)宛先、宛名がない、又は不明確
宛先、宛名がないメールは、不特定多数の相手に送信しているとみなされます。
メールであっても、冒頭には宛先を明確に記すのが礼儀です。
又その際、株式会社は(株)と略さずに書きましょう。

マナー【相手の「会社名」「部署」「役職」「名前」を略さずに書く】


(3)本文にリンク先のURLのみ
本文なしでリンク先URLのみ掲載するのはNGです。
メールは連絡手段のひとつですから、あくまでも本文が主役です。
URL貼り付けは、相手をよく知っている間柄でのみ有効と心得ましょう。

マナー【メールは本文を充実させる】


(4)本文がほとんどないにもかかわらず、添付ファイルがある
(3)と同様、本文がほとんどなく添付ファイルを添付するのはNGです。
初めての相手やよく知らない相手へのビジネスメールの場合は特に、
できるだけ本文で内容を伝える工夫をしましょう。

マナー【添付ファイルは、相手との関係ができている場合のみ】


(5)誤字脱字が多い
内容を見直さずに送信するのはNGです。
メールは簡易的に素早く使用できるので便利ですが、
言葉の使い方によっては、冷たい印象や間違ったとらえ方をされてしまいます。
又最近の特徴として、不審なメールは日本語がたどたどしいケースが多いので、気を付けましょう。

マナー【一度作った文章は送信する前に必ず見直す】


(6)署名がない
ビジネスで使用するメールに署名がないのはNGです。
どこの誰が送信しているかをはっきりさせることが必要です。
本文の最後に、「会社名」「部署」「役職」「氏名」を付けましょう。
メールの署名機能を使って、自動的に挿入することをお勧めします。

マナー【メールの最後には署名を入れる】



ビジネスメールの基本は、相手が困らないメールを送ること


ビジネスマナーは、ビジネスの発展や多様化に合わせて進化する可変的な部分がある一方、

それを支えるベースはいつも「相手への敬意と思いやり」であるべきです。

例えばメールのマナーには、いくつかの決まり事がありますが、

ベースの考え方は「相手が開く時に困らないメールを送ること」です。

相手が受け取った時にどう思うかを、「想像」して「共感」する。

メールを作成する時には、この考え方がベースにあるべきです。

今回は、「訃報メール」を騙った手口でしたが、

SNSのめざましい進化と共に、コンピュータ情報を狙った攻撃は、

今後も形を変えて襲ってくることでしょう。

このような時代だからこそ、

基本的なビジネスマナーを知っている人、知らない人の差が大きく出ると言えるのです。




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*個人でも受講可能な「基本のビジネスマナー研修 実績」はコチラからご覧ください。

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関連コラムはコチラからご覧ください。





最後までコラムをお読み下さいまして、ありがとうございました。


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STUDIO STELLA 城戸景子 
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